过程管理,提质增效

发布时间:2023-03-15 浏览量:566 作者:财务管理部 胡亚儿

作为集团国内电商的先行部队,优景于2018年11月开始小试牛刀,初始的业务场景仅为B2B、1688等批发业务。随着业务板块扩张,业务体量增大,业务模式也从B2B发展到B2C。业务支持系统也随之需要多样化对接,不同业态选用不同的系统:B2B业务对接的是网店管家系统,B2C业务对接的是优易系统。随着业务系统和业务模式的多元化,许多问题随之出现,较为突出的是库存之间调拨的数据量庞大,核对工作产生了一定的困难,加上付款费用审批、开票资料填写都是线下操作的,工作量和准确性都面临着挑战。

经过几个月的调查、与同行反复确认各种系统的优缺点,2021年11月,我们最终决定采用业务和财务一体的“苍穹系统”。系统方案落地后,同年12月开始了紧锣密鼓的细致调研工作。2022年1月我们正式开始业务场景梳理、物料整理、组织架构整理和库位整理。在随后将近4个月的时间里,管易系统工作人员、星瀚系统工作人员、我司内部业务人员和财务人员对于各个模块进行了多次深入的沟通和实践准备。2022年5月终于完成基础框架搭建工作,业务和财务相互配合尝试操作苍穹系统,一个月的时间基本熟悉了各项操作。6月份新老系统开始并行,财务端反复确认核实数据的差异和准确性,最终于2022年7月1日正式启用苍穹系统。

业务员采购、销售、出入库、库存调拨、客户退货等日常操作在管易系统完成,业务操作的采购销售库存退货等数据每隔几分钟同步到财务星瀚系统;而苍穹系统完成了从采购下单、入库、核对品名数量、对接外仓确认收货、自动生成开票资料,业务员便可导出PDF发送给供应商,同时发票也会录进系统,业务可以在系统中完成付款申请和费用申请,再根据审批节点,确认审批流程到哪一位领导。财务付款后生成付款单推送生成凭证,同时业务也能查看付款时间,便于业务跟供应商对账。同时苍穹系统直接控制库存,不同组织之间不能随意调拨,库存为“0”不能发货,确保了库存数量的准确性。苍穹系统还可以直接抓取各大电商平台后台收款信息,对应财务收款单,可做到销售订单一对一核销收汇,有问题单据每月核销时能及时被发现,反馈给业务,尽快核对是销售订单做错还是客户少汇款。每月的关账需要先在业务管易系统中关闭采购、销售、库存模块,再关闭财务星瀚系统采购、销售、库存模块,如果业财比对不一致则不能关账,可以及时发现问题。

虽然前期的系统上线耗费了大量的时间,但是苍穹系统上线后,从业务端到财务入帐报税端全部打通,工作效率得到了很大的提升。更为重要的是,通过系统的过程管理,规范了业务流程,精准控制库存合客户收汇,让各端口做到心中有数,方便业务线上提交审批,节省了工作时间。

随着集团业务不断发展,公司内部有业-财一体,外部有银-企合作,风险把控上企业-中信保配合,合作过程不断精细化,已做到数据不再重复输入。通过更快捷的流程简化工作,财务侧重于投入更多的精力去推动过程管理,比如业财系统全程打通的苍穹系统,银企财资大管家系统(与宁波银行合作)。目前能做到一个出纳多个抬头同时操作,接下来我们力求银行收汇与畅想收汇登记对接,畅想采购付款后与银行直接对接,再与金蝶软件入帐系统对接。企业与中信保合作中,优景2021年已开始在中信保EDI系统进行线上投保,接下来优胜10月份也即将开展畅想与EDI对接的线上投保计划。

在以系统为核心的过程管理中,财务端前期进行各环节调研沟通和场景设想,后期要对操作各环节中的规范注意事项提出要求,工作内容向业务端延伸,从整体到细节,加强流程管控和数据分析,更有力地为推动业务发展做好辅助工作。